מי מנהל את המידע בארגון שלך ומה הוא עושה אחרי שעות העבודה 

מי מנהל את המידע בארגון שלך

ומה הוא עושה אחרי שעות העבודה



בעולם בו אנו חיים, המידע סובב אותנו מכל עבר, זמין ונגיש יותר מאשר בכל תקופה אחרת, בעבר. הבעיה, הניצבת לפנינו אינה איך להגיע למידע אלא כיצד למקד אותו: לסנן, להעריך ולהצליב, להתאימו לצרכינו, להפיק ממנו את המרב.

חשיבות המידע עולה בשעה שמדובר בארגון עסקי שמטרתו המרכזית הינה מיקסום רווחים, וזה שאחראי על המידע בארגון לא יכול לעצום עין, ולו לשנייה. לכן, צריך לחשוב בדרך אחרת, חדשה, על מערכת ניהול המידע העובדת עבורך.

הניוזלטר החודשי של GONOGO מוגש הפעם בשיתוף עם חברת

FormLogix מציג דרכים שאולי לא הכרת להתמודדות עם שאלת ארגון המידע בארגון באופן פשוט, יעיל ו...חשוב לא פחות - בחינם.



מידע הוא נכס אסטרטגי לכל ארגון. לתיעוד המידע ושימורו יש חשיבות רבה לעצם תפקודו של הארגון, הן בטווח הזמן הקצר והן בטווח הזמן הארוך. הדרך הטובה ביותר לאיסוף המידע הינה באמצעות טפסים. שימוש בכלי זה נפוץ מאוד בארגונים בכל גודל - גדולים כקטנים.

כיום, בבואנו לאסוף ולנהל מידע ניצבות בפנינו שתי אפשרויות:

יצירת טפסי נייר
יצירת טפסי מידע דיגיטאליים.
טפסי הנייר

טפסי הנייר הינם האמצעי השכיח ביותר לניהול מידע, מהימנותם נחשבת לגבוהה ("שחור על גבי לבן"), עם זאת טפסי הנייר מייצגים שיטה עבודה מיושנת, הם יקרים להדפסה, לשמירה ולהפצה. כמו כן, אחזקתם מהווה נטל וגורמת לסרבול תהליכי העבודה. לא סתם אחד מסממניה המובהקים של הבירוקרטיה הוא הניירת. בנוסף, כידוע, נייר הוא מוצר מתכלה, ועודף בנייר מצריך הקצאת מקום נרחב לשם אחסונו וכן זמן ומאמצים רבים לעדכון המידע.



השינוי בסביבת העבודה והופעתם של טפסים דיגיטאליים

סביבת עבודה ממוחשבת, כמו גם השימוש באינטרנט, הפכו למובנים מאליהם בשנים האחרונות וכוחם רק הולך ומתעצם עם הזמן. לשם המחשה נציין כי נכון לסוף 2006, 3.9 מליון אזרחים מכלל אוכלוסיית ישראל מחוברים לרשת האינטרנט. במקביל, הכלים הדיגיטאליים העומדים כיום לרשות משתמש הקצה משתכללים ומאפשרים לו להעביר חלק רב יותר מפעילותיו הן הפרטיות והן העסקיות למחשב. אם בעבר היינו כותבים מסמך בכתב יד ושולחים בדואר, הרי שהיום מעבדי התמלילים למיניהם והדואר האלקטרוני משמשים לאותה פעולה בדיוק.

כחלק ממגמה זו, הטפסים הדיגיטאליים הופכים לחלק מההתייעלות התפעולית בהן נוקטות החברות ותורמים להשתלבותן בזירה העסקית החדשה שיצר האינטרנט.

כיום, חברות רבות מעבירות חלק נרחב מהפעילות שלהן לרשת ומציעות ללקוח מתן שירות או מכירת מוצר, כאשר חלק מהחברות הללו אף משתמשות בטפסי אינטרנט לצרכים פרסומיים באתר הבית שלהן.



טפסים אינטרנטיים - איך מתחילים

הטפסים האינטרנטיים השכיחים ביותר, אותם ניתן למצוא כמעט בכל ארגון בעל מערכות ניהול מידע משמשים לתחומים הבאים:

טופס צור קשר טופס המצוי כמעט בכל אתר אינטרנט ופותח עבור החברה ערוץ תקשורת מול לקוחותיה. בנוסף מאפשר טופס זה לחברה לאסוף מידע על המבקרים באתר שלה.

סקרים,שאלונים מספקים לחברה משוב על אספקטים החשובים לה כגון סקר שביעות רצון לקוחות אשר ניתוחו מאפשר לחברה להסיק מסקנות ולשפר את שירות הלקוחות שלה.

טופס הזמנה לאירוע מודיע על אירוע קרוב, ונותן אינדיקציה על כוונתו של המוזמן להגיע.

טופס תמיכה/טיפול בתקלות אוסף נתונים מהלקוח על מנת לטפל ביעילות בתקלה שהתרחשה, במקביל חוסך הטופס ללקוח את זמן ההמתנה הטלפוני.

טופס מכירה באמצעותו יכול הלקוח להזמין מוצר/שירות. בהקשר זה יש לציין כי לאור הגידול בשימוש באינטרנט חברות רבות משתמשות ברשת כערוץ הפצה (ובמקביל גם כמרכז רווח) נוסף למוצר/שירות שלהן. (סקר TIM האחרון הצביע על גידול ניכר של 14% בהזמנות מוצרים באמצעות האינטרנט).

טופס התעניינות טופס בו ממלא הלקוח הפוטנציאלי תשובות למספר מצומצם של שאלות המעניקות לחברה מידע ראשוני אודות צרכיו ומאפשר לה לחזור אליו עם הצעה המותאמת לדרישותיו, במידת האפשר.



יתרונות השימוש בטפסי אינטרנט:

זמן הפצה מהיר - ניתן לשלוח אי מייל ובו קישור לטופס.
איסוף מידע מהיר - מרגע שהטופס נשלח הנתונים בו מועברים ונשמרים אצל בעל הטופס.
חסכון בזמן ובעלויות - אין צורך לשכפל את הטופס עבור נמענים רבים, אין הוצאות על הדפסה ושליחה בדואר.
מניעת כפילויות - ניתן לראות באופן מיידי אם הופק בעבר טופס בעל פרמטרים דומים.
אחזור מידע מהיר - כל המידע נשמר בצורה מרוכזת ומאורגנת וקל יותר למצוא ולאחזר אותו.
חיתוכים וסטטיסטיקות - ניתן לבצע פילוחים שונים על המידע וקבל בחזרה נתונים מותאמים וגרפים.


כיצד ניתן להפיק טפסים אינטרנטיים?

כיום ישנן שתי דרכים ליצירת טפסי אינטרנט: האחת היא באמצעות מתכנת, הבונה את הטופס ואת בסיס הנתונים (שבו ישמר המידע), ומטמיע אותו באופן קבוע באתר האינטרנט שלך, השנייה - שימוש ב - מחולל הטפסים הדומה לזה המציעה חברת FormLogix המספקת כלי אינטרנטי ליצירת טפסים באופן עצמאי (לא נדרש ידע קודם בתכנות).

לפרטים נוספים:

http://www.formlogix.com/lang/heb/CreateWebForms.aspx?LangId=2?>



אלה הם, כמובן, רק הפיקסלים הראשונים בדרך הנסללת מכאן אל העתיד ומובילה להתייעלות וניצול נכון יותר של זמן ומשאבים, אפשרויות חדשות וקידמה.

דרך צלחה.